E-posti teenuse vahetamine tundub paljudele ettevõtjatele hirmutava projektina. Mis siis, kui kirjad kaovad? Mis siis, kui ühendus katkeb just kõige olulisema kliendiläbirääkimise ajal? Hirmud on mõistetavad, kuid hästi planeeritud e-posti kolimine on sirgjooneline toiming, mis ei katkesta teenust üldse.
See juhend käib iga sammu selgelt läbi. Olgu sa kolimas Soome teenusepakkuja juurde või viimas kogu meeskonna e-posti uude süsteemi, siit leiad vajaliku teabe.
Miks vahetada e-posti teenust?
Kõige levinum põhjus on lihtne. Praegune teenus ei vasta enam ettevõtte vajadustele. Võib-olla on majutus niikuinii vahetumas või oled tüdinud ebausaldusväärsest teenusest ja aeglasest klienditoest. Mõni vahetab hinna pärast, teine seetõttu, et soovib andmekaitse või põhimõtte pärast servereid Soomes.
Muud levinud põhjused:
- Teenusepakkuja lõpetab tegevuse või ühineb teisega, tingimused muutuvad
- SPF-, DKIM- või DMARC-seaded puuduvad, kirjad lähevad rämpsposti
- Salvestusruum saab otsa, hinnatõusud tunduvad põhjendamatud
- Vajad paremat teenust, näiteks brauseripõhist veebimeili või paremini toimivat mobiilituge
Nordwebi ettevõtte e-posti teenuses asuvad serverid Soomes ning SPF, DKIM ja DMARC on igas paketis valmis seadistatud. Sa ei pea neid ise seadistama oskama.
Enne kolimist: varukoopiad ja nimekirjad
Ära kunagi alusta e-posti kolimist ilma varukoopiata. Isegi kui kolimine õnnestub täiuslikult, on kõige taastamine pärast tõrget ilma koopiata piinarikas.
Millest varukoopia teha
- Kõik e-kirjad: kasuta e-posti programmi (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) ja tee IMAP-kontost kohalik koopia. Thunderbird oskab postkasti eksportida .mbox-vormingus.
- Aadressiraamat ja kontaktid: ekspordi vCard- või CSV-vormingus.
- E-posti aliased: pane kirja kõik kasutusel olevad aadressid, näiteks
info@,laskutus@,tuki@. - Praegused DNS-seaded: tee enne muudatusi kuvatõmmis või kopeeri MX-, SPF- ja muud kirjed endale üles.
Nordweb pakub tasuta e-posti kolimisteenust. Kui soovid, et tehnilise osa teeks sinu eest spetsialist, saab selle tellida meie veebilehe kolimisteenuse osana.
E-posti kolimine samm-sammult
1. samm: loo uued meilikontod uue teenusepakkuja juures
Enne kui DNS-seadeid puudutad, loo uues teenuses kõik vajalikud postkastid ja aliased. Veendu, et nimed vastavad täpselt sinu praegustele aadressidele (etunimi@yritys.fi jne). Proovi veebimeili sisse logida ja kontrolli, et postkastid töötavad.
Ära veel DNS-seadeid muuda. See tuleb hiljem.
2. samm: kopeeri vanad kirjad
Vanade kirjade kolimiseks on kaks peamist viisi:
- IMAP-kopeerimine e-posti programmiga: lisa nii vana kui uus konto samasse programmi (Thunderbird või Outlook). Vali vana konto kaustast kõik kirjad ja lohista need uude kontosse. Aeglane, kuid toimib.
- imapsync-tööriist: käsurea tööriist, mis kopeerib kaustad automaatselt ühest serverist teise. Selleks on vaja mõlema konto IMAP-kasutajatunnuseid.
Kirjade kolimine võib postkasti suurusest olenevalt võtta tunnist mitme tunnini. Selle saab teha ka ette, sest uued kirjad saabuvad endiselt vanale aadressile seni, kuni DNS-i muudad.
3. samm: uuenda MX-kirjeid ja DNS-seadeid
See on kõige kriitilisem samm. MX-kirje (Mail Exchange) ütleb maailmale, millisesse serverisse sinu e-post toimetada. Kui MX-kirje muudad, suunatakse uued kirjad uude teenusesse.
Logi sisse domeeni DNS-haldusse. Tavaliselt on see samas kohas, kus domeen on registreeritud või kust majutus on ostetud. Nordwebi DNS-halduse paneelis saab muudatusi teha lihtsalt ja ilma käsureata.
Uuenda järgmised kirjed uue teenusepakkuja juhiste järgi:
- MX-kirje: uue teenuse meiliserveri aadress ja prioriteet
- SPF-kirje (TXT). Lubab uuel serveril saata e-posti domeeni nimel
- DKIM-kirje (TXT). Digitaalallkiri, mis tõendab kirjade ehtsust
- DMARC-kirje (TXT). Ütleb saajatele, mida kahtlaste kirjadega teha
DNS-muudatuste levimine võtab tavaliselt 1-24 tundi, kuigi enamasti on muudatus nähtav vähem kui tunniga. Selle aja jooksul võib osa kirju veel vanasse teenusesse jõuda, seega hoia seda avatuna vähemalt 48 tundi pärast muudatust.
4. samm: uuenda e-posti programme ja mobiilseadmeid
Kui DNS on uuendatud ja uus teenus töötab, uuenda konto seadeid kõigis seadmetes:
- Arvuti Outlook, Thunderbird, Apple Mail
- Telefon iOS Mail, Gmaili rakendus, Samsung Mail
- Tahvelarvuti ja muud seadmed
Muuda IMAP/SMTP serveriaadressid, pordid ja vajaduse korral parool uue teenusepakkuja juhiste järgi. Kui kasutasid automaatset seadistamist (autodiscover/autoconfig), võib see ise uueneda.
5. samm: testi kõik põhjalikult
Ära eelda, et kõik töötab, vaid testi:
- Saada testkiri välisele aadressile (Gmail, Outlook.com) ja veendu, et see jõuab kohale
- Palu kellelgi endale kiri saata ja veendu, et see jõuab uude postkasti
- Kontrolli, et kiri ei lähe rämpsposti kausta, sest nõrk SPF/DKIM põhjustab just seda
- Testi, et veebimeil töötab brauseris
- Kontrolli mobiilirakendusi
Kõige levinumad vead e-posti kolimisel
Need vead korduvad enamikus ebaõnnestunud kolimistes. Väldi neid:
- DNS muudetakse enne, kui uus konto töötab. Kirjad põrkavad tagasi, sest vastuvõtvat postkasti veel ei ole. Loo alati kõigepealt kontod ja muuda alles siis DNS.
- Varukoopia ununeb. Kui kolimise ajal läheb midagi valesti, ei saa sa kirju ilma koopiata taastada.
- Vana konto suletakse liiga kiiresti. Hoia vana teenus avatuna vähemalt 2-4 nädalat, et jõuaksid kätte saada kõik üleminekuajal saabunud kirjad ja uuendada aadressiraamatud.
- SPF/DKIM jäetakse tegemata. Ilma nendeta lähevad sinu kirjad tõenäoliselt rämpsposti või lükatakse täielikult tagasi. Nordwebi teenuses seadistatakse need automaatselt.
- Kõiki seadmeid ei testita. Mobiilseade jääb sageli unustusse ja just selle kaudu võib tulla kõige olulisem kliendikiri.
Kui kaua kolimine aega võtab?
Realistlik hinnang üksikisikule või väikeettevõttele:
- Ettevalmistus ja varukoopiad 30-60 minutit
- Uute kontode loomine ja seadistamine 15-30 minutit
- Vanade kirjade kolimine 1-4 tundi (oleneb kogusest)
- DNS-muudatused 10 minutit ja levimisaeg (1-24 h)
- Seadmete uuendamine ja testimine 30-60 minutit
Praktikas saab kogu kolimise tehtud hästi ühe tööpäevaga. Kui vajad abi, aitab Nordwebi klienditugi, või teeme kolimise täielikult sinu eest meie kolimisteenuse kaudu.
Korduma kippuvad küsimused
Kas e-post katkeb kolimise ajal?
Hästi planeerituna mitte. Kui lood uued postkastid enne DNS-muudatust ja hoiad vana teenuse pärast muudatust avatuna, on teenus praktiliselt katkematu. DNS-muudatuse ajal (1-24 h) võib osa kirju veel vanale aadressile jõuda, seega tasub vana konto avatuna hoida vähemalt kaks ööpäeva.
Kas vanad e-kirjad saab kaasa kolida?
Jah. IMAP-protokoll võimaldab kirjad ühest serverist teise kopeerida. Kasuta e-posti programmi või imapsync-tööriista. Nordweb pakub ka tasuta kolimisabi, mille puhul kirjad kolitakse sinu eest.
Mis siis, kui ma ei oska MX-kirjeid ise muuta?
DNS-haldus võib tunduda tehniline, kuid Nordwebi DNS-paneelis käib see mõne klikiga ja ilma käsureata. Kui domeen on teise teenusepakkuja juures, vajad ligipääsu nende juhtpaneelile või võid DNS-halduse Nordwebi kolida. Lisateavet leiad meie juhenditest.
Kuidas tagada, et kirjad ei läheks pärast teenuse vahetust rämpsposti?
Selle eest vastutavad SPF-, DKIM- ja DMARC-kirjed. Need ütlevad vastuvõtvale serverile, et sinu kirjad on ehtsad ega ole võltsitud. Nordwebi ettevõtte e-posti teenuses seadistatakse kõik kolm automaatselt ja sa ei pea eraldi midagi tegema.
Kokkuvõte
Õiges järjekorras tehtuna on e-posti kolimine lihtsam projekt, kui enamik arvab. Tee kõigepealt varukoopiad, seejärel loo uued kontod, koli kirjad ja muuda DNS alles lõpus. Hoia vana teenus mõned päevad avatuna, testi kõiki seadmeid ja kontrolli SPF/DKIM/DMARC-seadeid.
Kui vajad abi ükskõik millise sammuga, on Nordwebi klienditugi sinu käsutuses. Võid tutvuda ka meie teiste tehniliste juhenditega juhendikeskuses või võtta otse ühendust. Aitame hea meelega.
